Quando pensamos sobre o futuro do escritório, a frase que W. Clement Stone já disse uma vez precisa ser lembrada:
“você é um produto de seu ambiente. Então, escolha o ambiente que o levará a desenvolver melhor seu objetivo. As coisas em volta estão ajudando ou estão atrasando o seu sucesso?”
Isso é o que gerentes em todo o mundo estão se perguntando sobre os espaços de escritório que organizam. Como eles podem configurar um ambiente que não seja apenas um lugar para abrigar todos os funcionários, mas sim uma ferramenta estratégica para a produtividade, colaboração e crescimento?
O que torna um ambiente de escritório excelente varia de uma empresa para outra. Muito disso tem a ver com a cultura da organização e como os funcionários gostam de trabalhar. E o ambiente de escritório certo pode estimular os funcionários a terem as condições e a motivação para enfrentar projetos grandes e importantes.
Além disso, em um momento no qual o teletrabalho e o home office se sobressaem, entender melhor sobre o assunto é essencial. Quer se inspirar em exemplos de como seu local de trabalho pode ser? Quer entender melhor o que a pandemia trouxe de mudanças?
Como o Novo Normal impacta o ambiente e o futuro do escritório?
Viver uma pandemia foi algo que impactou absolutamente todos. Os profissionais e as empresas puderam sentir muitos efeitos no dia a dia. As restrições e condições especiais de trabalho exigiram criatividade, ajustes, flexibilidade e muita cautela. Depois de algum tempo, a nova realidade adotada ganhou um nome: o Novo Normal.
Mas, afinal de contas, como ele afeta o futuro do escritório? É isso o que você vai descobrir agora!
1. Digitalização
A digitalização é um recurso já conhecido e amplamente utilizado durante a atual transformação digital, mas que ganha ainda mais força em um cenário pós-pandemia.
Apesar de muitas empresas e instituições já adotarem a digitalização de documentos, ainda existe uma grande quantidade de materiais impressos circulando nos escritórios. No Novo Normal, a tendência é que o volume de documentos físicos diminua ainda mais.
Assim, a digitalização ganha novos ares e abordagens, migrando para um cenário no qual os processos, os atendimentos e praticamente todas as atividades podem ser virtuais.
O monitoramento e controle da equipe já não acontecem mais por meio do número de horas trabalhadas, mas pelos resultados que são entregues. Os custos diminuem significativamente, principalmente com a necessidade de espaços menores para as instalações físicas. A motivação das equipes costuma melhorar, e os níveis de estresse tendem a diminuir, uma vez que os profissionais ganham autonomia e flexibilidade.
2. Teletrabalho
O teletrabalho, que foi rapidamente adotado pelas empresas durante a pandemia, na verdade é uma das mudanças com maior potencial de consolidação. Também chamado de trabalho remoto, consiste em uma maneira inteligente, fácil e barata de redirecionar os locais de trabalho, aumentando a segurança do profissional e causando o mínimo possível de impacto na produtividade.
Trabalhar em casa ou em qualquer outro local contribui muito para a dispersão de pessoas daqueles locais que costumam ser focos de aglomerações, como os escritórios. Dessa forma, só frequentam esses espaços as pessoas que, indispensavelmente, precisam estar lá; os demais podem exercer suas funções por meio de um computador, não importa onde estejam. Isso impacta de forma drástica o futuro do escritório.
Para a surpresa de muitos gestores, diversas empresas que adotaram o home office durante a pandemia perceberam melhora nos níveis de satisfação e produtividade das equipes. Além disso, a opção foi tão vantajosa que várias empresas aderiram ao home office permanente.
3. Protocolos de segurança
A segurança de dados é um dos assuntos mais importantes dentro do Novo Normal. Depois de uma pandemia que evidenciou uma série de problemas de ordem sanitária, é preciso se preparar para garantir que os protocolos e hábitos mais cautelosos de saúde façam parte do dia a dia em qualquer ambiente compartilhado.
Para quem trabalha com outras pessoas, isso é muito importante. A proliferação de vírus é algo que sempre existiu, mas agora dá as caras sob uma nova perspectiva e exige que todos façam sua parte para promover a segurança do grupo. Nesse caso, a empresa também tem sua parcela de responsabilidade, tanto nas orientações quanto na manutenção de uma higiene adequada, que passa pela disponibilização de álcool em gel e a correta limpeza e desinfecção de mesas, cadeiras e espaços coletivos.
Além disso, os protocolos de distanciamento também devem permanecer; afinal, os escritórios são locais em que as pessoas passam grande parte do seu dia. Dessa forma, é preciso garantir que elas estejam seguras na sua zona de trabalho.
A abertura de janelas e a implementação de espaços mais amplos e ventilados também são medidas que devem ser adotadas sempre que possível. Naqueles espaços em que essa conduta é inviável, é preciso ter atenção redobrada quanto à manutenção dos equipamentos de ar condicionado.
E quanto às maneiras inovadoras de como as empresas estão mudando os espaços de trabalho?
Agora que já falamos em novos padrões, podemos elencar algumas das principais mudanças que vêm ocorrendo nos espaços de trabalho e que, provavelmente, serão algo comum a ser encontrado nas organizações muito em breve, em um pós-pandemia. Confira na sequência!
1. Hot desking
Graças ao Wi-Fi, laptops e tablets, os funcionários estão descobrindo que não precisam necessariamente ficar presos a uma única mesa. Eles podem se movimentar mais em torno do espaço, com a tecnologia caminhando junto. Algumas empresas ampliaram esse conceito, eliminando as mesas fixas e optando por uma configuração chamada de hot desking.
Hot desking significa que ninguém no escritório tem uma mesa ou assento atribuído. Em vez disso, quando você chegar para trabalhar, poderá se sentar em qualquer lugar que encontrar vago, podendo escolher mesas abertas ou baias com cabos e monitores, ou até mesmo espaços mais públicos como sofás e cadeiras.
Para que isso funcione, a empresa deve ter o cuidado especial de criar espaços no escritório que possam ser facilmente reconfigurados para diferentes tarefas e equipes em constante evolução.
A empresa de serviços financeiros e pagamento por celular Square tem experiência com hot desking. Em uma entrevista à Inc., Maja Henderson, gerente de instalações globais da Square, explica por que o hot desking funcionou para eles:
“Não queremos que nossos funcionários fiquem sentados em uma única cadeira o dia todo, porque isso não é bom para eles nem para a empresa, porque impede a colaboração. Gostamos dessas interseções que são ótimas para pessoas e ideias. A qualquer momento e de maneira aleatória, podemos ter conversas com pessoas de várias áreas, como finanças, jurídico e design, e é possível obter colaborações que, de outra maneira, não ocorreriam. Eu adoro essa flexibilidade e que sempre há pessoas diferentes sentadas na minha mesa. Aproveito mais o contato com meus colegas de trabalho e com o que está acontecendo na empresa”.
Mas, cuidado, o hot desking nem sempre servirá para todas as equipes. Um estudo descobriu que, na verdade, quando as pessoas não tinham uma mesa atribuída, elas não se movimentavam mais; em vez disso, encontravam um lugar para trabalhar e ficavam lá o resto do dia. Assim, embora a interação entre os funcionários tenha aumentado em 17% no estudo, o número de encontros individuais durante o dia caiu em média 14%. Como resultado, a comunicação entre a equipe caiu 45%.
Se você gosta da ideia de criar movimentação no seu espaço e entende que isso faz parte do futuro do escritório, mas não quer eliminar totalmente os assentos atribuídos, pode tentar a “dança das cadeiras” a cada dois meses. É uma forma de manter as equipes juntas, mudando a área designada de vez em quando. Você também pode investir no próximo item que trazemos!
2. Mesas móveis
Você poderia fazer como a Skullcandy em seu escritório internacional em Zurique, na Suíça, e usar mesas que podem ser reconfiguradas para trabalhar individualmente ou de maneira colaborativa.
As mesas encaixam-se como peças de quebra-cabeça e podem ser movidas, reconfiguradas e recolocadas como os funcionários desejarem. Isso afirma os valores de projeto de escritório moderno: mobilidade, flexibilidade e colaboração.
3. Zonas de sobreposição
Outra alternativa para ajudar a incentivar a colaboração espontânea entre seus funcionários é projetar seu espaço para permitir zonas de sobreposição, em que os colaboradores provavelmente se encontrarão ao longo do dia. Como seus colaboradores se movimentam durante o dia? Para onde vão? Que tipo de espaços proporcionariam encontros mais frequentes entre eles?
A pesquisa da Universidade de Michigan mostrou que, quando cientistas trabalhavam em um espaço onde se encontravam com outros, em áreas conhecidas como “sobreposição de zona”, tinham mais oportunidades de colaborar. Os dados sugerem que criar oportunidades para interações não planejadas entre os profissionais dentro e fora da organização, na verdade, melhora o desempenho.
As ideias mais criativas não surgirão enquanto você estiver sentado na frente do monitor, disse Scott Birnbaum, Vice-Presidente de semicondutores da Samsung. É por isso que o pessoal da Samsung fez planos para construir um escritório que incluísse grandes áreas ao ar livre entre os andares para incentivar os funcionários a saírem e interagirem em espaços compartilhados. De acordo com Birnbaum, o novo espaço é “projetado para desencadear não só a colaboração, mas a inovação que só é possível quando as pessoas se encontram”.
A escadaria principal no escritório da agência de publicidade Grupo Gallegos é outro grande exemplo de uma sobreposição de zona. Para inspirar mais a colaboração em seu escritório, eles começaram derrubando paredes e barreiras para aumentar o contato visual. A escada é um lugar onde muitas vezes os funcionários se sentam e fazem reuniões informais.
A Zappos quis construir um escritório menor para a sua sede dos EUA para aumentar a métrica que eles chamam de “horas de colisão”; em outras palavras, o número de interações prováveis por hora por hectare.
No estudo da Universidade de Michigan, foi descoberto que os cientistas que trabalhavam em um espaço menor aumentavam as colisões em até 20% a cada 30 metros de “sobreposição zonal”. Então, a Zappos decidiu que a sua sede teria cerca de 30 metros quadrados por funcionário, em vez dos 45 metros quadrados que estavam originalmente em seus planos.
4. Salas de música
Uma maneira de aumentar a produtividade dos funcionários no escritório é promover uma cultura positiva na empresa. Para dar aos funcionários um lugar para aliviar a pressão no trabalho, por que não criar uma sala de música? Para os que tiverem inclinação musical, ir a um lugar dentro da empresa para tocar música só ou com colegas de trabalho é perfeito — para os demais, torcemos para que a sala tenha isolamento acústico.
Na sede do LinkedIn em Mountain View, Califórnia, os funcionários podem se encontrar para tocar música juntos em uma sala especial, com equipamentos sofisticados como bateria, violões, teclados, equipamentos de audiovisual, suportes de microfone e até mesmo iluminação de palco. Confira as portas da garagem à esquerda na foto abaixo: quando o tempo está bom, eles podem abrir as portas e fazer um show ao ar livre.
“Embora os benefícios aos funcionários sejam óbvios, também descobrimos muitos benefícios para a empresa”, informou Michael Oliver, o ex-diretor de engenharia do LinkedIn que ajudou a construir a sala em 2010, em um artigo do LinkedIn.
Os músicos acabam melhorando a cultura do escritório. O programa aprimora a capacidade de atrair para a empresa potenciais funcionários, especialmente músicos, como um benefício específico e também como forma de demonstrar nosso compromisso com a diversão, o chamado “pensar diferente”.
Bullhorn, uma empresa de software de recrutamento em São Francisco, também tem uma sala de música, que antes era uma sala de reuniões. Lá os funcionários se encontram em momentos de lazer. Ela é totalmente equipada e tem quatro violões, três amplificadores, um baixo, um amplificador de baixo, um kit de bateria eletrônica, um teclado, três microfones e dois alto-falantes.
Para aliviar as preocupações do proprietário sobre o barulho, eles contrataram um arquiteto para descobrir como realizar o isolamento acústico completo da sala.
5. Animais de estimação no escritório
Permitir animais de estimação no escritório aumenta ou diminui a produtividade? Esse é um assunto bastante debatido, mas existem muitas empresas que permitem que as pessoas tragam seus animais de estimação para o trabalho e identificam muitas vantagens nisso: melhora o equilíbrio do trabalho com a vida pessoal, serve como um catalisador social e ajuda as pessoas a desestressar.
Permitir que as pessoas tragam seus bichos de estimação para o trabalho significa que elas não precisam se preocupar em deixar o animal em casa sozinho o dia todo ou pagar alguém para levá-lo para passear. Assim, elas podem se concentrar mais no trabalho e ser mais produtivas até mais tarde do que ficariam normalmente.
Animais de estimação também são um grande facilitador no combate ao estresse e no incentivo à socialização entre os funcionários. Jennifer Williams, que gerencia as operações em uma agência de publicidade de Nova York, disse que ter cães no escritório ajuda a “criar um momento de separação do caos do dia”.
Na verdade, um estudo da Universidade da Virginia Commonwealth descobriu que os funcionários que trazem os cães para o trabalho produzem níveis mais baixos de cortisol, o hormônio do estresse. No estudo, ao longo do dia de trabalho, os funcionários que trouxeram os cães observaram uma redução de 11% nos níveis de estresse, enquanto os demais tiveram aumento nos níveis de estresse em até 70% no final do dia.
Por fim, animais de estimação no escritório, especialmente cães, proporcionam aos tutores uma desculpa para fazer uma pausa, o que comprovadamente restaura e aumenta a produtividade.
6. Uma supermesa de trabalho
Projetar o espaço de trabalho em torno do conceito de “escritório aberto” é uma coisa. Mas que tal criar uma mesa compartilhada para toda a equipe da sua empresa?
Para representar sua abordagem cooperativa no trabalho, o pessoal da Barbarian Group construiu uma mesa de 400 metros quadrados que se estende pelo escritório de 1800 metros quadrados na cidade de Nova York, em que podem se sentar até 170 pessoas de uma vez.
Para os funcionários que quiserem trabalhar em um espaço mais silencioso ou com mais privacidade, a mesa eleva-se em grandes arcos com assentos construídos debaixo deles.
“Os nichos dos arcos em si já proporcionam um local mais reservado, e dentro deles colocamos outros materiais de isolamento, para oferecer ainda mais privacidade”, disse Chester Nielsen, um funcionário da CWA, a empresa que criou os modelos em 3D da mesa.
O projeto da mesa não só ajudou a CWA a ganhar um prêmio de design de interiores, mas também tornou-se um símbolo da colaboração e inovação para o próprio Barbarian Group.
7. Plantas e vegetação
Não é difícil de acreditar que passar tempo em contato com a natureza, a luz do sol e o cheiro de vegetação seja bom para a alma. Mas agora, há pesquisas científicas que confirmam isso.
Os pesquisadores descobriram que levar plantas e vegetação para dentro de um escritório pode ajudar a aumentar a produtividade dos colaboradores em 15%. “Um escritório verde comunica aos funcionários que o empregador se preocupa com eles e seu bem-estar”, disse o professor de psicologia Alex Haslam, que foi coautor do estudo “O paisagismo do escritório ajuda o ambiente de trabalho a se tornar um lugar mais agradável, confortável e lucrativo.”
Algumas empresas até mesmo começaram a investir na instalação de plantas e vegetação em torno do escritório para deixar seus funcionários mais felizes e saudáveis (além de aumentar a produtividade). Por exemplo, o escritório do Google em Tel Aviv, Israel, tem um laranjal interno que transforma um espaço colaborativo normal em uma área de relaxamento. Já a Venray instalou um jardim suspenso acima de sua mesa de conferência.
Além disso, todas as plantas vivas no escritório precisam de luz natural, que resulta em um ótimo motivo para diminuir o brilho do monitor e, assim, reduzir a fadiga ocular, diz Teri Ianni Driscoll, diretor de marketing de uma empresa chamada KA Inc.
Nesse mesmo estudo, comprovou-se que a produtividade dos colaboradores aumentou até mesmo em escritórios onde havia paisagem artificial ou janelas grandes com vista para fora. Vimos isso em primeira mão na HubSpot, temos algumas salas com papel de parede imitando paisagem:
Quer saber outros benefícios para a saúde ao usar plantas e vegetação na decoração? A NASA informou que plantas vivas podem ter um impacto significativo na redução de produtos químicos tóxicos no ar emitidos por móveis, tapetes e assim por diante. Para quem tiver interesse em decorar com plantas que purificam o ar, as melhores opções incluem samambaias e palmeiras.
8. Coworking
O coworking é um modelo altamente funcional e positivo para aqueles que buscam trabalhar em um ambiente que não seja o escritório. Apesar de não ser uma novidade, a tendência é de que as pessoas acabem aderindo cada vez mais a esse tipo de serviço.
Trata-se de espaços compartilhados pelos mais diversos profissionais, que pagam para utilizar as instalações de acordo com o tempo ou o número de dias que precisam. Na infraestrutura, estão inclusos os principais serviços e recursos necessários, como mesas e desktops, salas de reuniões, internet, café, água, banheiros e secretárias.
Além de muito vantajosos financeiramente, esses espaços possibilitam a construção de uma rede de networking valiosa, já que integram profissionais de diferentes áreas em um mesmo ambiente. Se você trabalha com marketing e precisa de uma assessoria jurídica, por exemplo, é bem provável que acabe topando com um advogado por lá.
Muitas grandes empresas têm espaços em prédios de coworking como uma forma de estar perto de pessoas que inovam o tempo todo, como as startups. Hoje, os coworkings também estão repensando a forma de unir as pessoas e se adaptando aos novos protocolos de segurança.
9. Novas relações de trabalho
Junto de tantas alterações nos espaços profissionais, mudam também as relações de trabalho. Com mais equipes atuando em um modelo de home office, a adoção de contratos temporários e a facilidade na formalização de microempreendedores, vem a tendência de que as formas de contratação se diversifiquem cada vez mais.
Além disso, com a própria retração econômica provocada pela pandemia, muitas pessoas que perderam seus empregos estão iniciando suas atividades de maneira independente, prestando serviços para outras empresas e dinamizando o mercado.
Isso é o futuro do trabalho, de fato. Mas vai além: o dia a dia na empresa e a convivência da equipe também podem sofrer transformações. Hoje, muitas reuniões são realizadas remotamente, via videochamada. A comunicação está muito mais digital, bem como a gestão e até a operacionalização de algumas atividades.
Relações assíncronas também são o futuro do escritório. Afinal, como muitos trabalham de maneira remota, as pessoas passam a fazer seus próprios horários, o que impacta na comunicação instantânea. Assim, ferramentas digitais se tornam ainda mais necessárias.
Como você viu ao longo deste conteúdo, é inevitável passar por algumas mudanças e modernizações quando falamos do futuro do escritório e do trabalho. Os escritórios estão se tornando cada vez mais dinâmicos, estimulantes e agradáveis, deixando de lado certas formalidades e aquela rigidez típica dos anos 90 e começo dos 2000.
A flexibilidade dos ambientes e a adoção de estratégias estimulantes se mostram eficazes, especialmente no que diz respeito ao aumento do desempenho e da motivação das equipes. Pessoas que trabalham bem perto dos seus animais de estimação ou de um canto bem decorado e próximo da natureza, por exemplo, se sentem mais à vontade para deixar fluir sua criatividade.
Resumo
Com a pandemia do coronavírus, muitas empresas tiveram que adaptar seus espaços de trabalho para garantir a segurança dos funcionários. Agora, com o avanço da vacinação e a retomada gradual das atividades, surge a necessidade de repensar novamente o ambiente de trabalho.
Para organizar o espaço de trabalho em pós-pandemia, é preciso levar em consideração aspectos como o distanciamento social, a ventilação do ambiente, a higienização constante dos objetos e superfícies, além da disponibilidade de equipamentos de proteção individual.
Além disso, muitas empresas estão adotando o modelo híbrido de trabalho, que combina o trabalho presencial e remoto. Nesse caso, é importante garantir que o espaço físico atenda às necessidades dos funcionários, oferecendo locais de trabalho adequados e recursos tecnológicos que permitam a colaboração à distância.
A organização do espaço de trabalho em pós-pandemia não se resume apenas às medidas de segurança e ao modelo de trabalho adotado. É preciso considerar também a necessidade de criar ambientes acolhedores e motivadores, que estimulem a criatividade e a produtividade dos colaboradores.
