Você sabe o que é kick off? Essa reunião tem o objetivo de alinhar diversos detalhes de um projeto, visando evitar retrabalho, erros e discordâncias. É uma boa maneira de delinear o encaminhamento de uma iniciativa que será desenvolvida.
Essa é uma definição bem breve do conceito. Caso queira conhecer o assunto mais a fundo, este texto reúne todos os tópicos necessários:
- O que é kick off? Para que serve?
- Qual é a importância do kick off?
- Qual é a estrutura de uma kick off meeting?
- 4 passos para realizar uma boa reunião de kick off
O que é kick off? Para que serve?
O kick off é uma reunião realizada na fase inicial de um projeto com o intuito de alinhar todos os detalhes entre os stakeholders envolvidos — o cliente, o gestor do projeto e os membros da equipe, por exemplo.
Pode-se dizer que é um momento de planejamento no qual se discute o escopo do projeto, como objetivos, prazos e direcionamentos.
Portanto, é um recurso que serve para começar adequadamente uma iniciativa e, desse modo, deve contar com o máximo possível de informações.
Isso é extremamente benéfico a longo prazo, porque todos os envolvidos saberão profundamente seus papéis dentro do projeto. Assim, diminui-se a ocorrência de falhas e aumenta de forma considerável as chances de conquistar as metas estabelecidas.
É possível dizer até mesmo que alguns projetos que não tiveram uma reunião de kick off em seu início dificilmente irão para a frente. Isso porque é muito provável acontecerem discordâncias entre os stakeholders e retrabalho devido à falta de alinhamento.
Qual é a importância do kick off?
O kick off é o momento para construir a fundação de um projeto. Ou seja, esse encontro sustenta as atividades que serão realizadas, promovendo a conquista dos objetivos.
De acordo com as respostas do relatório PMI Pulse of the Profession 2017, os cinco principais motivos para projetos falharem são os seguintes:
- mudanças nas prioridades das organizações (41%);
- coleta de informações imprecisas (39%);
- mudanças nos objetivos do projeto (36%);
- visões ou objetivos inadequados (30%);
- comunicação inadequada (30%).
Como é possível notar, todos esses problemas podem ser resolvidos com o conhecimento do que é kick off e a elaboração de um encontro estruturado.
Mas essa reunião vai além de alinhar os detalhes entre os envolvidos, é uma ocasião para construir confiança e engajar. Ao conhecer detalhadamente as metas e o plano de ação, os stakeholders se sentem motivados a conquistar o que foi definido.
Para esclarecer todos os benefícios que o kick off meeting pode proporcionar ao seu projeto, listamos-os a seguir:
- alinhamento de objetivos e expectativas;
- delineamento do plano de ação;
- engajamento dos envolvidos.
Alinhamento de objetivos e expectativas
Sem dúvidas, este é o principal intuito e vantagem do kick off. Para que um projeto tenha sucesso, o ideal é que ele seja iniciado com todos os detalhes bem definidos, estruturados e claros.
Determinar esses pontos é exatamente o papel da reunião, uma vez que permite que as atividades do plano sejam executadas com propósito e confiança.
Delineamento do plano de ação
Apesar de ser uma etapa inicial, o plano de ação já começa a ser delineado no kick off. Afinal, os objetivos, o escopo e o planejamento do projeto guiarão as tarefas necessárias para conquistar as metas.
Engajamento dos envolvidos
Como dissemos, o kick off briefing também é o momento para motivar e engajar todos os envolvidos. Por meio da definição dos objetivos e do plano de ação, é possível despertar um sentimento de ânimo e determinação entre os stakeholders.
Isso é extremamente benéfico para a produtividade, pois contribui para que os profissionais busquem a sua melhor performance.
Qual é a estrutura de uma kick off meeting?
A “estrutura” que vamos apresentar é um exemplo de apresentação de kick off. Ela consiste em oito etapas que podem ser usadas no momento da reunião para cumprir com o objetivo principal: alinhar os detalhes do projeto.
No entanto, é importante destacar que essa estrutura não é um regra inflexível. Muito pelo contrário, apenas é um exemplo de um modelo muito usado. A nossa ideia é que você tenha uma noção do que é preciso ter e adapte como considerar melhor.
Conheça a estrutura de um kick off que costuma ser utilizada:
- introdução;
- background e objetivos;
- escopo do projeto;
- planejamento;
- divisão de funções;
- colaboração;
- próximos passos;
- perguntas.
Introdução
Este é o momento inicial da reunião de kick off. Portanto, a ideia é “quebrar o gelo” dando espaço para que todos se apresentem.
O desenvolvimento de um projeto de kick off pode reunir diversas pessoas que nem sempre se conhecem. Logo, é uma oportunidade para aproximá-las.
Afinal, como dissemos anteriormente, o kick off também serve para a construção de confiança. Isso é algo extremamente importante para o sucesso do plano e que apenas pode ser construído com o relacionamento entre os envolvidos.
Diante dos pontos apresentados, a introdução não consiste em uma conversa sobre o projeto em si. Esse é um momento social que auxilia na fluidez das próximas etapas.
Background e objetivos
Nesta fase, o intuito é compartilhar o que está por trás do projeto, explicando o contexto que levou à sua cogitação. Essa contextualização é vital para que todos entendam o porquê da iniciativa.
Além disso, é interessante usar as características do negócio para reforçar os motivos do desenvolvimento do projeto.
No entanto, deve-se tomar cuidado em como essas informações serão compartilhadas. O ideal é que elas sejam transmitidas de maneira objetiva e direta para que os participantes não tenham uma perda de interesse ou atenção.
O objetivo do projeto é outro ponto relevante de se abordar neste momento. Pegando o gancho da apresentação do background, você pode conectar a explicação das metas.
Escopo do projeto
O escopo do projeto é praticamente um rascunho do plano de ação. Aqui, começa-se a desenhar as entregas que serão necessárias para alcançar os objetivos.
Deve-se delinear uma breve descrição das atividades de maior prioridade, do prazo, dos indicadores que serão avaliados, entre outros aspectos. Nessa etapa, ocorre o alinhamento entre os envolvidos.
Por isso, recomendamos que algumas reflexões sejam levantadas, como as seguintes:
- Resumidamente, o que devemos fazer para conquistar os objetivos?
- O prazo é flexível?
- O que seria considerado “sucesso” no projeto?
Os questionamentos e as discussões ajudarão na construção de um esboço equilibrado do projeto, que irá evoluir naturalmente. Esse escopo é o que evitará retrabalho e discordâncias a longo prazo.
Planejamento
A etapa de planejamento consiste em pegar o rascunho de entregas desenvolvido no escopo e detalhá-lo. A ideia é especificar ao máximo as entregas e os recursos necessários para criar um roadmap estruturado.
Portanto, o planejamento é a fase na qual se define o caminho que será percorrido para alcançar as metas determinadas. Essa é mais uma etapa que contribuirá ativamente na prevenção de retrabalho e discordâncias, que são fatores que podem acabar com o projeto.
Além disso, é interessante construir o roadmap com base no prazo que também foi definido no escopo. Assim, a iniciativa começará bem organizada e estruturada para que tudo seja entregue dentro do combinado.
Um último ponto que vale a pena ser mencionado é que construir visualmente o roadmap, com caneta e papel ou um software, pode ser de grande ajuda para o desenvolvimento do processo.
Divisão de funções
Em seguida, é o momento de adicionar ainda mais detalhes ao roadmap. Depois da definição das entregas, bem como dos prazos delas, deve-se determinar quem serão os responsáveis por cada etapa.
Mais uma vez a construção visual do roadmap pode ser de grande ajuda, porque facilmente os nomes dos stakeholders podem ser incluídos no planejamento.
É muito importante ter atenção à divisão de funções para que haja um equilíbrio, ninguém deve ficar sobrecarregado. O acúmulo de tarefas pode causar perda de produtividade e desmotivação, afetando a qualidade e o prazo das entregas.
Colaboração
A etapa de colaboração consiste na determinação de como a equipe pode trabalhar mais assertivamente de forma conjunta.
Portanto, é a hora para definir como será a estrutura de reuniões para acompanhar o progresso do time, bem como para discutir como os trabalhos podem se conectar e contribuir um com o outro.
O ideal é que haja um entendimento e acordo de como os stakeholders podem ajudar um ao outro, visando uma melhor produtividade e qualidade das entregas. Afinal, o trabalho em equipe é fundamental para o sucesso de qualquer projeto, não é mesmo?
Próximos passos
Aqui, a ideia é já pensar sobre quais serão os próximos passos depois da reunião. Inclusive, uma boa ideia é incentivar que todos os participantes comentem quais acreditam ser esses próximos passos.
Assim, é possível ter uma percepção do que cada um interpretou do kick off e analisar se todos estão alinhados.
Perguntas
Por fim, abre-se um momento para perguntas, pois é essencial que todos saiam da reunião de kick off com concepções e perspectivas alinhadas.
4 passos para realizar uma boa reunião de kick off
O exemplo de apresentação de um kick off mostrado no tópico anterior deixa bem claro o que é vital se ter em uma reunião desse tipo. Porém, há outros pontos importantes para a elaboração do encontro que valem a pena ser mencionados.
A seguir, listamos quatro passos para realizar uma boa reunião de kick off:
- Defina os tópicos e a estrutura da reunião
- Conduza adequadamente
- Documente
- Realize o fechamento
1. Defina os tópicos e a estrutura da reunião
A estrutura apresentada no tópico anterior é o modelo clássico utilizado para a condução de reuniões de kick off. No entanto, não é uma regra. Você pode organizá-la e montá-la da maneira que considerar melhor.
O ponto-chave é que todos os tópicos que serão abordados devem ser previamente definidos e encaixados na estrutura determinada.
Para apresentá-los, é uma boa ideia utilizar slides, porque a visualização das etapas contribui diretamente para o aproveitamento do kick off.
Além disso, é interessante que você pense em maneiras de interagir com os envolvidos. Isso os manterá atentos à apresentação e fará com que participem, havendo um melhor compartilhamento de diferentes pontos de vista.
2. Conduza adequadamente
Pegando o gancho da questão das interações, a condução adequada do kick off é extremamente importante para a qualidade da reunião.
As explicações precisam ser claras e objetivas, pois o intuito é que ninguém saia com dúvidas. Mas as informações devem ser compartilhadas de modo envolvente para que todos se mantenham atentos e focados.
3. Documente
Tudo de importante que for comentado sobre a reunião deve ser documentado. Portanto, é interessante deixar alguém com a função de fazer uma ata.
Isso é imprescindível, porque evita que informações relevantes sejam perdidas por falta de anotação.
4. Realize o fechamento
O último aspecto que vale destaque é a questão de saber como fechar a reunião. Como mostramos, a estrutura clássica termina com a abertura para perguntas. O fechamento não precisa ser necessariamente dessa maneira, mas deve contribuir de alguma forma, seja esclarecendo dúvidas ou incentivando a motivação dos indivíduos.
